高校办公文件如何运用5S管理呢？

高校办公文件如何运用5S管理呢？新益为5S管理咨询公司概述：什么是5S管理？5S管理是一种管理，正确地说是一种管理思路，一种管理理念。5S管理起源于日本，是指对生产现场的人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理。“5S”是指整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seikeetsu）和素养（Shit-suke）五个词的缩写。因为这5个日文单词的罗马化的**个字母是“S”，而英文也是以“S”开头的，所以简写为5S。5S管理的目的是创造清晰的工作环境，培养员工良好的工作习惯，其最终目的是提高人的素质。

一、5S管理的具体含义

在了解了5S管理的概念之后，下面就对各个S环节的定义和目的进行详细的分解。

**个环节：5S管理－整理（Seiri）

整理的意思是将工作区的所有东西区分为“需要”和“不需要”，把“需要”的东西和“不需要”的东西分开，把“必要”的东西分开，把不需要的东西处理掉，目的是腾出空间，防止误用，营造整洁的办公环境。在实际工作中，办公室经常会收到各种文件。如果不及时整理，文件就会堆积如山，文件丢失更严重。发生这种情况时，我们需要做的**件事就是对文件进行分类。分类的原则是区分“立即使用”、“暂时使用”、“长期不用”、“无需保存”，这样分类有两个含义：**个含义是处理不必要的文件，这可以腾出空间。第二个含义是根据优先级对需要保留的文档进行分类。

第二个环节：5S管理－整顿（Seiton）

整顿的意思是将所需文件置于工作人员能够清楚理解和使用的状态，即无需花时间查找状态即可直接使用。这样做的目的是让文件放置一目了然，创建一个井井有条的办公环境。要完成整顿过程，需要满足以下三个要求：

**个要求是确定文件的位置。比如老师的考勤文件应该放在一楼的**个文件柜。文件的位置已确定。

第二个要求是将它们分类。例如，教师应将考勤放在**个文件柜中，学生的考试文件应放在第二个文件柜中。这是分类安排。

第三个要求是识别文件。这个过程非常重要，识别的合理性直接影响文件批量管理的效率。如何识别文件？首先，我们要了解鉴别的基本知识。文件标识可以使用单个数字、字母、文字或单词的组合来表达一定的含义作为文件的标识。目的是使用简单易懂的符号。标记目标文件的位置。

第三个环节：5S管理－清扫（Seiso）

清扫的意思不只是打扫、清除，而是要经常清扫，保持文件整洁。重点是“经常”和“保持”。目的是延续前两个“S”的结果。比如有新文件时，直接按照整理整顿的要求，该清除的清除，需要保存的赋予新文件一个标识将其放在规定的位置，并将标识的清单更新。这样办公室就不会出现文件积压，文件也不会被遗忘或丢失。

第四个环节：5S管理－清洁（Seikeetsu）

清洁的意义在于将整理、整顿、清扫三个环节规范化、制度化。目的是保持前三个“S”的成果，养成这些3S的工作习惯。试想一下，如果每六个月才整理一次文件，在实践中就没有意义了，文件又会堆积起来，失去前三个“S”的意义。“清洁”环节在以往的基础上提出了更高的要求。目的是把“整理”、“整顿”、“清扫”作为良好的“习惯”，逐步形成文件管理的规范。“整理”和“整顿”是描述正确的工作方法，“清扫”是强调把好的工作方法变成好习惯。“清洁”的意思是坚持以良好的“习惯”为标准和制度去执行。

第五环节：5S管理－素养（Shit-suke）

素养的意思是每个人都按规定的要求执行。这是一个广泛的要求，要求每个人都遵守执行，让一个团队共同执行。如果其他人不维护现有的秩序，现有的管理成果将在短时间内丢失。靠个人的行为是不可能维持之前的“4S”的。只有集体维护才能维护整个办公室文件管理发挥真正的作用。

三、5S管理方法在文件管理中的应用要领

在学习5S管理经验的过程中，发现整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seikeetsu）和素养（Shitsuke）这五个环节是循序渐进、层层深入的，每一个环节都是为下一个环节的实施铺路，这是一个环环相扣的关系。因此，在办公文档管理中使用5S管理时，首先要做的就是对文档进行分类：文档分类可以根据文档的重要性、来源、优先级、版本、保存期限等进行分类。

二是做好证件识别工作，文件标识要规范，文件标识要符合科学性、可读性、便于查询、简单明了的要求。让文档管理变得实用，让更多的人愿意使用这样的文档管理方法，让更多的人把5S管理方法作为一种工作“习惯”，最终把这个“习惯”作为一种管理制度来落实。

5S管理提供了一种管理方法或理念。没有一种方法是**的。因此，在5S管理方法的应用中，有必要让制度有不完善之处，没有必要制定管理标准。它可能是大而全面的，检验管理体系是否合理的**方法是实践。在实践过程中，可以采用“P”、“D”、“C”、“A”闭环管理方法，不断发现问题，并不断完善现有的管理体系。

四、5S管理的推导

说到管理这个词，我们可以先把“管”和“理”分开理解，然后再一起理解。管，原意为细长而中空之物，其四周被堵塞，中央可通达。使之闭塞为堵；使之http://www.cqxyw.com通行为疏。管，表示有堵有疏、疏堵结合。所以，管既包含疏通、引导、促进、肯定、打开之意；又包含限制、规避、约束、否定、闭合之意。理，本义为顺玉之纹而剖析；代表事物的道理、发展的规律，包含合理、顺理的意思。管理犹如治水，疏堵结合、顺应规律而已。所以，管理就是合理地疏与堵的思维与行为。

回头看5S管理，它是一种管理理念，是一种方法，是一种思维方式。管理是一门知识，管理是相通的。管理的目的是理顺一项工作，让它有条不紊、合理高效地运行。因此，5S管理可用于办公文件管理，也可用于实验室管理，文件管理，甚至课程管理。

13368023519